Dlaczego outsourcing usług księgowych się opłaca?

Głównym powodem zlecania obsługi księgowej na zewnątrz jest oszczędność kosztów oraz zapewnienie swojej firmie profesjonalnej obsługi, opartej na bieżącej, systematycznie uzupełnianej, wiedzy.

Prezentujemy przykładową symulację kosztów zatrudnienia księgowego w spółce handlowej, do 100 dokumentów księgowych miesięcznie oraz do 5 pracowników:

1. Koszty zatrudnienia 1 księgowej:
   • - miesięczny:
   1. min. wynagrodzenie netto 3000 zł
   2. narzuty na wynagrodzenie 2077,68 zł (ZUS, podatek, FP)
   • - roczny:
     1. badania lekarskie i BHP 200 zł
2. Koszty wyposażenia stanowiska:
   1. sprzęt komputerowy + oprogramowanie 5000 zł,
   2. szkolenia 500 zł

Dla uproszczenia symulacja nie uwzględnia dodatkowych kosztów związanych z materiałami biurowymi, kosztami telefonów itp.!

RAZEM: koszt roczny 66.432,16 zł

KOSZT OBSŁUGI KSIĘGOWEJ w Cisnet.pl Kancelaria Doradcza Sp. z o.o. 1975,00 zł + 23% VAT miesięcznie tj. 2.429,25 zł, tj. rocznie 29.151 zł OSZCZĘDNOŚĆ 37.281,16 ZŁ!

W przypadku zwiększonych rozmiarów działalności oszczędności się zwielokrotniają!

Dodatkowo oferujemy atrakcyjny program rabatowy!

Cechy dobrego Biznes Planu – na co należy zwrócić uwagę przy ubieganiu się o dofinansowanie
Monika Ogórek, Doradca Finansowy, Cisnet.pl

I. Opis inwestycji

Kluczowe dla każde prezentowanego projektu jest właściwe opisanie profilu i zakresu planowanego przedsięwzięcia. Nie ma znaczenia, czy mamy do czynienia z produktem, czy usługą, najważniejsze jest jasne i precyzyjne określenie co chcemy zrobić. Należy pamiętać, że osoba, która dokonuje wstępnej weryfikacji pomysłu nie jest specjalistą w każdej dziedzinie, lecz jest ekspertem od analizy opłacalności inwestycji. Nie ma znaczenia co składa się na ofertę, ale to jakiej grupie docelowej będziemy ją oferować. Przedstawienie elastyczności oferty, a co za tym idzie możliwość modyfikacji wielkości odbiorców może przesądzić o naszym powodzeniu. Wąska specjalizacja w zakresie oferty będzie mieć znaczenie jedynie przy dopracowanym i wstępnie zdeklarowanym rynku odbiorców.

II. Misja i cele strategiczne

Uruchamianie przedsięwzięcia nie jest działaniem na chwilę, na teraz. Przyszły przedsiębiorca musi widzieć firmę nie w perspektywie kilku miesięcy, ale kilku lat. Właściwe określenie misji firmy stwarza jej podstawę i pokazuje wyraźne założenia i motywację osoby do jej założenia. W misji musi zostać zawarty opis, dzięki któremu wskażemy dlaczego i w czym nasza oferta ułatwi funkcjonowanie naszym klientom. Przykład: prowadzenie zajęć sportowych z wykorzystaniem nowoczesnego sprzętu, co ma ułatwić efektywność treningów i szybsze osiąganie założonych przez klientów efektów. Celami strategicznymi są takie działania, które zwiększą zasięg naszej firmy. Przykład: uruchomienie w perspektywie trzech lat dwóch placówek w sąsiadujących powiatach.

III. Oferta

Bardzo precyzyjne opisanie oferty to kluczowy punkt Biznes Planu. To z niego ma wynikać co faktycznie sprzedajemy, co mieści się w cenie, którą będzie płacił klient. Z doświadczenia doradcy biznesowego wiem, że jest to najtrudniejszy moment. Bardzo trudno jest w przypadku usług o charakterze koncepcyjnym (np. projektowanie wnętrz, opracowywanie planów) określenie co składa się na cenę produktu. Tutaj mamy do dyspozycji kilka elementów do wykorzystania przy właściwym określeniu produktu:

- czas – do wyznaczenia ceny i jasnego określenia produktu możemy stosować przelicznik czas, jaki będzie konieczny do wykonania usługi typowej (przeciętnej), bez zakładania komplikacji przy wykonywaniu zadania,

Lub/i

- ilość zużytych materiałów – wg rodzajów lub wg jednostek miary

Biorąc pod uwagę te elementy możemy w miarę dokładnie opracować nasz „cennik” od strony produktów. Należy pamiętać, że na ostateczną cenę oferty wpłyną jeszcze inne czynniki, dlatego na tym etapie skupiamy się jedynie na doprecyzowaniu produktów.

Przykład:

„Projekt huśtawki ogrodowej z wykonaniem i montażem” lepiej niż „Huśtawka ogrodowa” jeśli jesteśmy pracownią stolarską, a nie sklepem. Właściwe określenie oferty ułatwi komunikację z klientem oraz pozwoli na uzasadnienie ceny.

IV. Wsparcie merytoryczne przedsięwzięcia.

Tutaj najwłaściwsze jest dokładne opisanie swoich predyspozycji do wykonywania założonych czynności. Przedsięwzięcie oparte na wiedzy i doświadczeniu właściciela firmy jest mniej narażone na ryzyko niepowodzenia, niż takie, które jest oparte na umiejętnościach podwykonawcy.

V. Rynek

Osoba oceniająca atrakcyjność pomysłu zbada przewidywaną wielkość rynku odbiorców. Im szerzej opisany tym lepiej. Zawężanie grupy docelowej zwiększa ryzyko niepowodzenia. Nie bez znaczenia pozostaje fakt, iż specjalizacja i brak konkurencji może dodatkowo wzmocnić projekt. Wskazanie elementów wyróżniających naszą firmę na obszarze działania podniesie wartość pomysłu. Znajomość upodobań potencjalnych klientów warto zbadać na podstawie przeprowadzonych ankiet, rozmów z potencjalnymi odbiorcami. Warto jeszcze przed planowanym uruchomieniem firmy zadbać o deklaracje przyszłych klientów np. poprzez listy intencyjne dotyczące zamiaru skorzystania z oferty już po założeniu firmy.

VI. Działania marketingowe.

Powinny być dostosowane do specyfiki przedsięwzięcia oraz upodobań grupy docelowej. Dokładne poznanie potencjalnych klientów pozwoli dotrzeć do tych kanałów dystrybucyjnych, które będą w ich kręgu zainteresowań. Przykład: produkt drogi nie powinien być reklamowany za pomocą zwykłych ulotek.

VII. Finanse

Ta część zadecyduje o właściwym uzasadnieniu opłacalności przedsięwzięcia.

Kluczowa jest znajomość wszystkich elementów koniecznych do uruchomienia firmy, w szczególności: lokal, sprzęt, materiał, zapasy, zdobycie koniecznych uprawnień / ukończenie szkoleń

W pierwszym etapie prezentujemy zapotrzebowanie na wszystkie elementy, które umożliwią uruchomienie firmy w stopniu minimalnym, tak by rozpocząć działalność w założonym zakresie. Ważne jest przygotowanie do uruchomienia firmy. Należy przedstawić wykonane już działania. Im większe zaangażowanie w uruchomienie firmy tym większe przekonanie o rzetelnym przygotowaniu pomysłu.

Kolejnym etapem jest przygotowanie prognozowanego uproszczonego Rachunku Zysków i Strat, który musi zawierać:

A. Przychody:

• produkt 1
• produkt 2

SUMA 1+2

B. Koszty:

• stałe 1
• zmienne 2

SUMA 1+2

C. Zysk brutto A-B

Przychody budujemy w oparciu o średnią cenę usługi / produktu mnożąc przez przewidywaną liczbę klientów. Pamiętamy o ujednoliceniu wartości wszystkie kwoty w wartościach brutto.

Koszty należy podzielić rodzajowo, określając ich charakter. I tak na przykład ZUS będzie kosztem stałym, a materiały kosztem zmiennym.

Jeśli budujemy Rachunek zysków i strat w ujęciu miesięcznym to w przypadku opłat rocznych np. ubezpieczenie lokalu podajemy wartość 1/12.

Ważne jest ujęcie wszystkich rodzajów kosztów, pamiętając o opłatach podstawowych, działaniach marketingowych, czy usługach obcych (np. księgowość). Pełne rozeznanie w kosztach działalności pozwoli na zwiększenie wiarygodności przedsięwzięcia i uniknięcia nieprzewidzianych wydatków, wpływających na rentowność przedsięwzięcia.

Nie warto budować firmy od strony finansowej tak, by prognozować zbyt duży zysk na początku działalności. Zasadą jest minimalizowanie (maksymalne urealnianie) przychodów oraz zwiększanie kosztów.

VIII. Analiza konkurencji

Analiza konkurencji powinna obejmować nie tylko najbliższe otoczenie podobnych firm, lecz wskazywać alternatywę, z jakiej mogą skorzystać klienci. Ma to znaczenie np. w przypadku form spędzania wolnego czasu. Ważne jest określenie ilu potencjalnych klientów przypada na 1 firmę konkurencyjną w badanym obszarze. Dlatego istotne jest by rynek docelowy określony został stosunkowo szeroko, tak by wskazana wielkość uprawdopodobniała szanse firmy na rozwój.

IX. Próg rentowności

Elementem, do którego zmierza analiza sytuacji budowanej firmy jest próg rentowności, czy określenie takiej wartości sprzedaży jaka pozwoli nam na pokrycie kosztów. Próg rentowności może być określany miesięcznie, kwartalnie, rocznie. To co decyduje o możliwościach firmy oraz jej wiarygodności to fakt, że próg rentowności powinien mieścić się znacznie poniżej zdolności produkcyjnych firmy.

Reasumując:

Biznes Plan jako spójny opis planowanego przedsięwzięcia powinien być logiczny i konsekwentny. Należy pamiętać, że wnioski lub założenia z części marketingowej BP powinny mieć swoje odzwierciedlenie w części finansowej. W przeciwnym wypadku nasz pomysł nie zyska akceptacji inwestora (bez znaczenia jakiego, a dotacja UE też jest tak traktowana).Brak spójności, konsekwencji i komplementarności pomiędzy poszczególnymi częściami BP to najczęstszy powód odrzucenia pomysłu.

5 najczęściej popełnianych błędów, dla których Twój Biznes Plan nie zyskuje akceptacji oceniających.
Monika Ogórek, Doradca Finansowy, Cisnet.pl

Specjaliści od finansowania pomysłów twierdzą, że nie brak pieniędzy, a brak pomysłów wartych uwagi jest problemem. Jeśli ktoś opracował interesujący projekt, to możliwości jego finansowania są nieograniczone. Przed podjęciem jakichkolwiek kroków w celu zdobycia pieniędzy konieczne jest przygotowanie porządnego Biznes Planu, który będzie odzwierciedleniem działania zakładanej firmy – od uruchomienia do czasu osiągania pierwszych zysków.

1. Niepełne informacje związane z rynkiem, na jakim ma działać firma.

To co determinuje powodzenie firmy to miejsce jej prowadzenia. Należy dokładnie rozpoznać cechy jakimi charakteryzuje się najbliższe otoczenie. Do najważniejszych będzie należeć jego charakter - rozwijający czy stały. Stagnacja na rynku może świadczyć o małej zdolności do akceptacji nowych pomysłów, które mogą odbiegać znacznie od charakteru planowanej firmy. Należy zbadać ilość potencjalnych klientów zainteresowanych ofertą, tak by móc wiarygodnie ocenić jego potencjał. Polecam przeprowadzenie ankiet, rozmów z potencjalnymi klientami. Pozwoli to w wiarygodny sposób zebrać rzeczywiste informacje na temat planowanej wielkości sprzedaży produktów czy usług.

2. Niewystarczająca analiza konkurencji.

Konkurencja to nie tylko taki sam podmiot, ale może to być dowolna forma działalności, która będzie zaspakajała taki sam rodzaj potrzeb, jak planowana działalność. Na przykład planując uruchomić usługi fotograficzne konkurencją dla nas będzie każda osoba, która amatorsko robi zdjęcia podczas uroczystości rodzinnych, odbierając zainteresowanie zlecaniem takiej usługi na zewnątrz. Analizując konkurencję należy zwrócić szczególną uwagę na te cechy, które wyróżnią naszą firmę na tle, nawet nieformalnej, konkurencji. W przywołanym przykładzie takimi cechami będą profesjonalizm, wysoka jakość lub ewentualnie usługi dodatkowe takie jak pamiątkowe albumy.

3. Przedstawione koszty znacznie odbiegają od realiów.

Koszty założenia i prowadzenia firmy powinny zostać dokładnie zweryfikowane pod kątem nie tylko ich wielkości, ale też uzasadnienia do ponoszenia. Nie zawsze uzasadniony jest zakup nowych środków trwałych, często rynek wtórny pozwoli na zabezpieczenie funkcjonowania firmy, a zaoszczędzone w ten sposób środki można przeznaczyć na dodatkowe działania promocyjne. Oczywiście, są dziedziny, w których zakup nowych urządzeń jest bardziej ekonomiczny, choćby ze względu na gwarancje działania czy sposób użytkowania, dlatego tak ważne jest racjonalne ich uzasadnienie.

4. Przedstawienie Biznes Planu jako dokumentu promocyjnego planowanej firmy.

Planując założenie własnej firmy często mamy do czynienia z nierealistycznymi wizjami oraz zbyt optymistycznymi prognozami dotyczącymi planowanych zysków. Taki swoisty huraoptymizm niestety bywa często powodem zbyt wczesnego zamykania firm. Biznes Plan ma przestawić realne możliwości osiągania zysków. To nie ich planowana wielkość decyduje o pozytywnej decyzji oceniających, lecz ich wiarygodność. Trudno uwierzyć oceniającym w możliwość osiągania kilkunastotysięcznych zysków miesięcznie przy prowadzeniu jednoosobowej działalności opartej na pracy jednej osoby, już od pierwszego miesiąca. Przedstawienie dodatkowych informacji na temat zawartych już przedwstępnych umów lub listów intencyjnych w sposób zasadniczy mogą wpłynąć na ocenę przedstawianych wielkości dochodu.

5. Niespójność Biznes Planu.

Biznes Plan jako spójny opis planowanego przedsięwzięcia powinien być logiczny i konsekwentny. Należy pamiętać, że wnioski lub założenia z każdej części powinny konsekwentnie być przenoszone do kolejnej. Poważnym błędem jest odrębne traktowanie części marketingowej i finansowej. Brak spójności, konsekwencji i komplementarności pomiędzy poszczególnymi częściami Biznes Planu to najczęstszy powód odrzucenia pomysłu.

Uniknięcie wskazanych błędów niestety nie zapewni 100 % pewności uzyskania akceptacji oceniających, ale z całą pewnością pozwoli na realne zwiększenie szansy. Powodzenia :)